Phần mềm quản lý bán hàng được xem là bước tiến công nghệ vượt trội, đưa ngành bán lẻ lên một tầm cao mới. Nhờ ứng dụng các công cụ “phần mềm” quy trình bán hàng được quản lý, điều chỉnh và kiểm soát tốt hơn. Việc quản lý bán hàng trên kênh phân phối được thực hiện hoàn toàn tự động, ít sai sót và tránh lãng phí tài nguyên cho các doanh nghiệp.
I. Định nghĩa phần mềm quản lý bán hàng
Phần mềm quản lý bán hàng (Sales management software) hay còn gọi là phần mềm hỗ trợ bán hàng, phần mềm quản lý kinh doanh,...là một hệ thống tự động hóa phần lớn quy trình thu thập dữ liệu cho các nhóm bán hàng. Phần mềm ghi lại các hoạt động, thói quen, dữ liệu của khách hàng tiềm năng, khách hàng thân thuộc, cũng như theo dõi các đường ống bán hàng (sales pipelines).
Phần mềm này còn được xem là giải pháp dành cho ban quản lý, nhà lãnh đạo. Qua phần mềm nhà quản lý có thể xác định thời cơ bán hàng, cơ hội cải tiến cũng như kiểm soát nhóm bán hàng tốt hơn. Phần mềm bán hàng giúp tránh lãng phí thời gian, tiết kiệm nguồn nhân lực, tiền bạc, tăng doanh thu cho các nhà bán lẻ.
II. Tính năng cơ bản của phần mềm quản lý bán hàng
1. Khả năng quản lý bằng mã vạch
Đã gọi là phần mềm bán hàng thì tính năng cơ bản nó phải có là quản lý bán hàng. Bạn phải có khả năng tạo đơn hàng, theo dõi thông tin đơn hàng, tình trạng xuất nhập, quá trình thanh toán và giao hàng hoặc đơn hàng đến từ nguồn nào kênh nào.
Ngày nay hầu hết các sản phẩm đều có barcode (mã vạch) từ nhà sản xuất và bạn nên sử dụng quản lý sản phẩm bằng mã vạch để quá trình được chuyên nghiệp và nhanh chóng nhất, tránh thất thoát hàng hóa.
Khi quét mã vạch bạn sẽ có thông tin chi tiết về sản phẩm, tình trạng tồn kho hàng hóa hoặc có thể ứng dụng mã vạch để quản lý khách hàng thân thiết.
2. Quản lý khách hàng
Phần mềm của bạn cần lưu trữ tất cả các dữ liệu thông tin chi tiết về khách mua hàng. Bao gồm các thông tin cá nhân như họ tên, địa chỉ, email, số điện thoại, ngày sinh nhật để tổ chức các chương trình chăm sóc nhân ngày sinh nhật của khách.
Ngoài ra phần mềm cần phải lưu lại các thông tin lịch sử mua hàng như các sản phẩm khách mua, tổng giá trị đơn hàng, giá trị trung bình đơn hàng, số lần mua hàng mỗi tháng… Với các thông tin này bạn có thể phân loại khách hàng vào các nhóm nhất định để chăm sóc như khách mua hàng vãng lai, khách hàng thân thiết, khách hàng VIP…
3. Quản lý tồn kho
Quản lý tồn kho là tính năng bắt buộc phải có của phần mềm quản lý bán hàng. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn cập nhật thông tin hàng tồn kho ngay tức thì theo thời gian thực. Ngay khi bạn bán hàng, nhập hàng, dữ liệu hàng tồn kho trong phần mềm sẽ cập nhật, thay đổi ngay lập tức.
Bạn có thể làm phiếu chuyển hàng, nhập hàng, quản lý tồn kho cho các chi nhánh và kho tổng. Nhân viên bán hàng sẽ biết một sản phẩm nào còn hàng tồn hay không? số lượng bao nhiêu, tồn ở chi nhánh và kho nào rất nhanh chóng.
Khi quản lý được tồn kho, bạn sẽ có kế hoạch phù hợp để nhập hàng hoặc khuyến mãi xả một mặt hàng nào đó. Toàn bộ dữ liệu tồn kho được lưu trữ trên hệ thống bảo mật và an toàn cao, tuyệt đối không có sai sót.
4. Phân quyền và quản lý nhân viên
Phần mềm quản lý bán hàng của bạn có thể cần có tính năng phân quyền và quản lý nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ được cấp tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào một số tính năng nhất định trên phần mềm tùy theo chức năng của họ ví dụ như bán hàng, tiếp thị, chăm sóc khách hàng, quản lý kho và đặt hàng.
Người quản lý sẽ có quyền truy cập vào các tính năng quan trọng như xem báo cáo bán hàng tổng quát, đặt hàng, tổ chức các chương trình khuyến mãi, giảm giá, thiết lập chương trình khách hàng thân thiết và tích lũy điểm thưởng… Ngoài ra qua tính năng quản lý nhân viên, bạn có thể biết được nhân viên nào bán hàng tốt, làm việc tốt để có các chính sách khen thưởng, động viên hợp lý.
5. Phân tích và báo cáo
Tính năng này cho phép người quản lý có các phân tích và báo cáo trực quan, tổng quát về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, của hệ thống các cửa hàng và chi nhánh. Từ đó bạn sẽ nắm được tình hình kinh doanh của mình và có các các chiến lược hành động thích hợp.
Một phần mềm quản lý bán hàng sẽ có các báo cáo cơ bản như:
- Tổng doanh thu, tổng số đơn hàng theo thời gian.
- Doanh thu theo kênh bán hàng, chi nhánh, nền tảng bán hàng (đa kênh).
- Giá trị đơn hàng trung bình.
- Tổng lợi nhuận, lợi nhuận gộp.
- Các chi phí khuyến mãi, giảm giá cho các đơn hàng.
- Chi phí vận chuyển, giao hàng.
- Sản phẩm nào bán chạy nhất.
- Khu vực tỉnh, thành phố nào mua hàng nhiều nhất.
- Nhân viên nào bán hàng nhiều nhất.
III. ShopPOS - Đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bán hàng uy tín tại HCM
Có thể thấy, phần mềm quản lý bán hàng mang lại nhiều lợi ích cho cửa hàng, doanh nghiệp, giúp việc quản lý bán hàng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Nếu bạn muốn tìm phần mềm quản lý bán hàng đa kênh thì hãy liên hệ ngay với ShopPOS. ShopPOS có đủ các phần mềm và giải pháp bán hàng POS cho cửa hàng kênh truyền thống và bán hàng online với website thương mại điện tử, app bán hàng,...
Gọi ngay qua hotline 0366 449 449 để được tư vấn báo giá.